3 svetové techniky na zvýšenie produktivity pre dokončenie vašich úloh v termíne
Napriek značnému odhodlaniu môže byť často ťažké udržať si pevnú vôľu a spraviť všetko, čo ste si vopred zaumienili. Niekedy nepomôžu ani známe rady, ako optimálne rozvrhnutie kancelárie či úprava jedálnička. Jednoducho sa neviete k práci donútiť. Keď už naozaj neviete, ako naštartovať svoju produktivitu a termíny sa nezadržateľne blížia, skúste jednu z našich overených techník. Inovatívne metódy z celého sveta, ako napríklad Technika Pomodoro či Kaizen, sú overenými spôsobmi, ako naštartovať produktivitu.
Tento článok vznikol v rámci mesačného špeciálu, v ktorom sa spolu s odborníkmi venujeme rôznym pracovným témam a vplyvu práce na naše zdravie pri príležitosti spustenia predaja jedinečného životného poistenia, ktoré ako jediné na trhu ponúka len poisťovňa Generali a je prispôsobené rizikám vyplývajúcim z povolania a záľub.
Pozrieme sa na to, ako tieto techniky môžete prispôsobiť vlastným potrebám, aby mohol byť váš deň, týždeň či rok vašim najproduktívnejším.
Začnime s technikou Pomodoro
Technika Pomodoro vznikla v 80. rokoch 19. storočia a je jedným z najstarších a najjednoduchších systémov produktivity, ktorý má miliónov fanúšikov po celom svete. Obľúbená je najmä vďaka svojej jednoduchosti, keďže spočíva v rozdelení času do blokov. Využíva plánovanie, sledovanie a zaznamenávanie údajov a zároveň minimalizuje rušivé podnety.
Ako to funguje?
Napíšte si zoznam úloh, ktoré potrebujete spraviť, a potom si vyberte tú úlohu, ktorej sa potrebujete venovať čo najskôr. Nastavte si časovač (na mobile alebo napríklad aj ten kuchynský) na 25 minút a pracujte, kým nezaznie signál. Zaznačte si, že ste dokončili „pomodoro“, dajte si 3- až 5-minútovú aktívnu prestávku a proces opakujte, až kým nedokončíte 4 kolá. Teraz si môžete vychutnať 15- až 30-minútovú prestávku. Ak vás počas 25-minútového okna niečo vyruší, tento podnet si zaznačte, aby ste sa k nemu mohli vrátiť neskôr, alebo ho ignorujte, až kým nezaznie signál časovača. Pri tejto technike môžete využiť aplikácie, ako napríklad Focus Keeper, ale aj obyčajný kuchynský časovač či mobilný telefón. A nezabúdajte na poriadne prestávky – napite sa vody, ponaťahujte sa alebo choďte na krátku prechádzku.
Prispôsobenie techniky Pomodoro
Techniku Pomodoro si môžete jednoducho prispôsobiť. Zmeňte dĺžku alebo počet kôl tak, aby vyhovovali charakteru práce a úrovne vašej koncentrácie. Skúsiť môžete napríklad 30- až 45-minútové kolá, ktoré pred veľkou prestávkou zopakujete trikrát. Ak vás klasický signál príliš ruší, namiesto neho si môžete nastaviť svoju obľúbenú hudbu.
Vyskúšajte japonské techniky produktivity založené na filozofii Kaizen
Na rozdiel od techniky Pomodoro má technika Kaizen filozofickejší prístup k produktivite. Možno ju voľne preložiť ako „dobrá zmena“ a ide o zlepšenie spôsobu myslenia, organizácie, plánovania a prístupu k úlohám, čo vedie k pomalej no mimoriadne účinnej premene.
Ako to funguje?
Filozofia Kaizen je založená na niekoľkých základných princípoch, ako napríklad štandardizovanie procesov, aby sa ľahšie opakovali, hodnotenie procesov na základe údajov, porovnanie výsledkov s cieľmi a inovácia spôsobov zlepšovania výsledkov. Začať môžete vytvorením zoznamu všetkých vašich týždenných úloh. Pozrite sa, kde najviac plytváte svojou energiou a časom a skúste nájsť spôsob, ako situáciu zlepšiť. Môže to spočívať napríklad v obmedzení stretnutí, zautomatizovaní alebo efektívnejšom delegovaní úloh či pravidelnej kontrole pokroku pri dosahovaní cieľov alebo projektov.
Prispôsobenie techniky Kaizen
Keďže Kaizen je skôr filozofia ako technika v striktnom zmysle slova, môžete si ju ľubovoľne prispôsobovať. Aplikujte jej princípy na svoj vlastný pracovný deň a čoskoro si začnete všímať zlepšenia v produktivite i svojej celkovej pohode.
Prestaňte sa stresovať úlohami s technikou GTD (Getting Things Done)
Túto metódu organizácie práce bez stresu pôvodne popísal David Allen vo svojom knižnom bestselleri „Getting Things Done“ (v preklade “Dokončiť veci”). Ak máte príliš veľa povinností, projektov a stretnutí, je to skvelý spôsob, ako si rozvrhnúť a roztriediť úlohy do uskutočniteľných krokov s jasnými prioritami, čím zabránite, aby ste sa príliš zaoberali vlastnými pocitmi z práce.
Ako to funguje?
Technika GTD pozostáva z piatich hlavných princípov:
- Zozbierajte to (urobte si zoznam všetkého od úloh až po skvelé nápady),
- spracujte to (rozdeľte úlohy do uskutočniteľných krokov),
- zorganizujte to (priraďte im kategórie, priority a termíny splnenia),
- vyberte si (pozrite si svoj zorganizovaný zoznam a vyberte si svoju nasledujúcu kľúčovú úlohu)
- a urobte to (vyberte si činnosť a dajte sa do práce)!
Prispôsobenie metódy GTD
Existuje množstvo blogov, webinárov, aplikácií určených na organizáciu, ako napríklad Toodledo, či spomínaná kniha, ktoré vám pomôžu, ak sa chcete o tejto metóde dozvedieť viac. Je však mnoho možností, ako si ju prispôsobiť tak, aby ste mohli využívať dostupný časový rámec a používať nástroje, ktoré vám vyhovujú.
Ste v práci i v živote vyťažení? Potom je nevyhnutné, aby ste sa starali aj o svoje zdravie – zistite, ako vám dokážeme pomôcť.
