8 rád, ako čo najviac vyťažiť z konferenčných hovorov

Práca z domu sa stala novým štandardom a oveľa viac času trávime videohovormi. Bez dôsledného plánovania sa však hovory môžu ľahko ubrať nesprávnym smerom.

Štúdie zistili, že z priemerných 38 minút strávených na konferenčnom hovore je až 13 minút premárnených pre neefektívne postupy. Medzi ne patrí napríklad nastavenie softvéru či riešenie rušivých vplyvov.

Zvýšené využívanie videohovorov odhalilo ďalší fenomén – únavu z konferenčných hovorov, ktorá môže viesť až k vyhoreniu. Podľa odborníkov za to môže niekoľko faktorov, napríklad to, že musíme vynaložiť omnoho väčšie úsilie, aby sme pri videohovoroch interpretovali neverbálne podnety, a takisto si stále uvedomujeme, že ostatní nás sledujú na kamere.

Prinášame vám preto pár jednoduchých tipov, ako využiť pracovné hovory čo najlepšie a ako ich pre svoj tím spríjemniť.

1. Odstráňte rušivé podnety

Ak sa chcete vyhnúť rušivým podnetom, uistite sa, že vaše pozadie je čo najprázdnejšie a prostredie čo najtichšie. Ak práve nehovoríte, vypnite svoj mikrofón, aby ostatných nerušili šumivé zvuky. Ešte pred začiatkom hovoru otestujte svoje zariadenia – uistite sa, že funguje mikrofón aj kamera, aby ste sa počas hovoru nezdržiavali riešením technických problémov.

2. Na začiatku predstavte štruktúru

Na začiatku hovoru predstavte jeho jasnú štruktúru, čo vám aj vašim účastníkom pomôže sústrediť sa a zapájať. Načrtnite ciele, očakávané výsledky a všetky témy, ktorým sa chcete venovať. Ešte pred hovorom poskytnite účastníkom možnosť zaradiť do programu témy, ktoré by chceli prebrať.

3. Moderujte

Konferenčný hovor by mal moderovať organizátor. Na začiatku hovoru si vyčleňte zopár minút na konverzáciu, ktorá sa netýka práce. Táto aktivita pomáha budovať dlhodobé vzťahy aj napriek nedostatku osobných stretnutí. Potom by však organizátor mal dávať slovo jednotlivým účastníkom, aby sa nestalo, že začnú hovoriť viacerí naraz. Ak by chcel k téme niečo dodať iný účastník, môže sa prihlásiť o slovo pomocou funkcie, ktorá je na to v danom softvéri určená.

4. Zapnutie kamery by malo byť dobrovoľné

Pre niektorých je úplne prirodzené mať pri konferenčných hovoroch zapnutú kameru, nemusí to však platiť pre všetkých. Niektorých môže kamera rušiť pri sústredení, ak si chcú robiť poznámky či pozorne počúvať. Sledovanie seba alebo iných na kamere môže pôsobiť rušivo a odvádzať pozornosť. Nechajte preto každého účastníka rozhodnúť za seba, či si kameru zapne, alebo nie.

5. Použite rozdelenú obrazovku

Robenie poznámok počas hovoru tak bude oveľa efektívnejšie a presnejšie. Ak použijete rozdelenú obrazovku či dve obrazovky, budete môcť počas toho, ako si robíte poznámky, vidieť účastníkov hovoru.

Ak používate Mac, nastavenie Split View viete vybrať podržaním tlačidla celej obrazovky, kde sa vám zobrazia ďalšie možnosti. Ak váš počítač pracuje v operačnom systéme Windows 10, otvorte program, ktorý chcete mať na jednej strane obrazovky, kliknite na jeho záhlavie a potiahnite smerom k ľavému či pravému okraju obrazovky, kým sa vám neznázorní predelenie. V druhej časti obrazovky sa vám potom zobrazia možnosti na otvorenie druhého programu.

6. Zvoľte jednoduchý softvér na video hovory

Viac ako 50 % používateľov videokonferencií strávi počas stretnutia takmer 10 minút nastavovaním softvéru. Ak zvolíte softvér na videohovory, ktorý nie je potrebné stiahnuť, uľahčíte život všetkým. Jedným z nich je napríklad bezplatný program Google Meet, ktorý je možné spustiť priamo vo webovom prehliadači. Softvér si vždy vopred otestujte, aby ste sa uistili, že všetko funguje, ako má.

7. Rešpektujte ľudí a ich čas

67 % pracovníkov sa vyjadrilo, že takmer polovica stretnutí, na ktorých sa zúčastnili, im nič nepriniesla. Jedným z hlavných dôvodov, ktoré uviedli, bolo aj meškanie. Prerušenie konverzácie novým účastníkom môže negatívne ovplyvniť jej plynulosť, pretože náš mozog potrebuje po každom prerušení znovu čas na nadobudnutie koncentrácie. Preukážte preto rešpekt voči svojim účastníkom dochvíľnosťou a nepredlžovaním stretnutia.

8. Vyčleňte čas na otázky

Pravidelnými pauzami na otázky podporíte zapojenie účastníkov do videohovoru. Zároveň budú vďaka tomu cítiť, že ich počúvate a že na nich záleží.

Aj takýmito jednoduchými krokmi môžete zvýšiť svoju efektivitu, spokojnosť svojich klientov či zamestnancov a prispieť k tomu, aby sa vašej firme darilo. A aby ste sa mohli naplno venovať riadeniu svojej firmy a ušetrili si starosti navyše, spoľahnite sa na kvalitné poistenie svojho podnikania, ktoré si rýchlo a jednoducho, aj bez osobného kontaktu, uzavriete v poisťovni Generali.