V čom spočíva efektívny time manažment

Ďalšie ráno, keď nestíhate raňajky, kávu dopíjate studenú pred obedom a večer padáte únavou do postele už o deviatej? Možno to tušíte, ale povedzme si to na rovinu: niečo robíte zle. Tento stav - fyzický a duševný - nie je v poriadku. Životný štýl, ktorý nás stále niekam tlačí, môže priniesť daň v podobe syndrómu vyhorenia či iných chorôb. A vo svojom živote sa chcete predsa tešiť z každého dňa, však? Začnite preto využívať svoj cenný čas na zmysluplné veci.

Zhodneme sa na tom, že čas je relatívny pojem. Je stále rovnaký, pretože každého minúta má 60 sekúnd, ale vnímame ju v jednotlivých etapách či situáciách života rôzne. Raz zbehne neuveriteľne rýchlo, inokedy sa vlečie. Jedno je však nemennou pravdou: čas každého z nás je veľmi vzácny. V dnešnom uponáhľanom a preplnenom svete je naozaj umením vedieť selektovať nielen informácie, ale aj každodenné činnosti a fungovať efektívne.

Rovnosť v meradle času

Čas nevníma, kto sme, kde sme sa narodili, koľko máme rokov, v čo veríme alebo koľko zarábame. Každý z nás má prírodou obmedzené množstvo času. Zamysleli ste sa niekedy nad tým, koľko vám počas dňa trvajú jednotlivé úkony a koľko času máte reálne k dispozícii?

Vychádzajme zatiaľ zo všeobecných údajov, ktoré sa následne obmieňajú od človeka k človeku. Počas týždňa máme k dispozícii 168 hodín čistého času. Ten prerozdeľujeme zjednodušene do štyroch kľúčových oblastí:

• Pracovný čas. Za predpokladu, že pracujeme 8 hodín denne a presúvame sa za prácou mimo domu, práca nám zaberá okolo 50 hodín z celého týždňa.
• Pokojový čas. Zaraďujeme sem čas nevyhnutný na spánok a oddych. Ak spíme 8 hodín denne a oddychujeme hodinu denne, za týždeň je to dokopy 63 hodín.
• Rodinný/komunitný čas.
• Osobný čas.

Na čas vymedzený pre rodinu, kamarátov a známych, komunity, ako aj na čas pre seba nám ostáva 55 hodín za týždeň. Zarátajme ešte povinnosti vyplývajúce z toho, že si potrebujeme zabezpečiť základné životné potreby – nakúpiť, upratať, vyprať, vyžehliť a mnoho iného.

Ak máte dnes pocit, že ste sa zacyklili, nedarí sa vám spĺňať vytúžené ciele, cítite sa vyčerpaný, frustrovaný a bez motivácie, spravte si audit vlastného drahocenného času.

Počas týždňa máme k dispozícii 168 hodín čistého času. Ako ho využívame?

Audit vlastného času

Naučiť sa efektívne riadiť vlastný čas je jednou z najúčinnejších zručností, aby ste mohli dosahovať svoje ciele, cítiť sa v psychickej pohode a byť menej vystresovaný. To môžete docieliť tak, že si zavediete 7-dňový denník, v ktorom budete sledovať to, čo počas dňa robíte a ako dlho vám to trvá.

Skúste si zodpovedať základné otázky:

• Koľko hodín denne spím/oddychujem?
• Ako dlho mi trvá cesta do práce? Koľko hodín denne strávim v práci?
• Ako dlho trvajú obedy, kávičky, prestávky?
• Aké sú moje povinnosti v práci? Ako dlho mi trvá plnenie jednotlivých úloh?
• Aké sú moje povinnosti po práci? Ako dlho mi trvá ich vykonať?
• Ako často, na ako dlho sa stretávam s rodinou, kamarátmi a známymi?
• Aké mám radosti vo svojom voľnom čase? Koľko času im venujem?

Po dôkladnej analýze toho, čo robíte a ako dlho vám to trvá, sa pozrime na to, prečo jednotlivé veci robíte a aká je za tým vaša motivácia. Ak zistíte, že existujú vo vašom zozname veci, ktoré presúvate na poslednú chvíľu, lebo vás nebavia, odoberajú vám energiu, je načase sa rozhodnúť, čo s nimi urobíte. Najlepšie bude poslať ich preč.

Bezcieľne blúdenie časom

Predstavte si, že ráno prídete do práce a skontrolujete úlohy, ktoré máte dnes urobiť. Prvotné myšlienky, ktoré sa u vás objavujú, sú o tom, ako to isto dnes nestihnete, veď je toho veľa. Vo svojom podvedomí začnete prežívať emócie ako napätie, nechuť, nervozitu, frustráciu. Telo reaguje bolesťou v žalúdku, stiahnutím svalov na krku alebo únavou. Tak sa rozhodnete úlohu posunúť na neskôr, idete s kolegami na kávičku či robíte všetko možné, len aby ste sa úlohe nemuseli venovať. Odborne sa to volá prokrastinácia.

Takéto situácie nastávajú nielen v práci, ale aj doma. Najčastejšie vtedy, keď robíme veci, ktoré nás nebavia alebo kývneme na niečo, čo robiť nechceme. Ako s tým pracovať?

Spoznajte seba samého

Vráťme sa v spomienkach na chvíľu do školy. Z akých predmetov ste najčastejšie chodili na doučovanie? Koľko času, energie a peňazí ste minuli na predmety, ktoré vám nešli? Koľkokrát ste z týchto hodín utekali a podpisovali si falošné ospravedlnenky? A teraz si predstavte, že by ste všetok ten čas, energiu a peniaze minuli na to, čo vás baví. Kde by ste dnes boli?

Takže skôr, než sa opäť pustíte do ďalších návodov, ako niečo zaručene funguje, nastavte si zrkadlo a pozorujte sa. Úprimne sa spýtajte sami seba:

• Čo ma baví, čo robím s radosťou?
• Ako sa pri týchto činnostiach cítim?
• Kedy a pri akej činnosti strácam pojem o čase?
• Aký je môj potenciál a v čom som dobrý?
• V čom tkvie môj prirodzený talent?

Poznať svoje silné stránky a talent, vedieť, čo naozaj od života chceme a posielať od seba preč veci, ktoré nás brzdia a zaťažujú, nie je egoizmus. Je to schopnosť, ktorá chráni našu psychickú pohodu a zdravie. Vďaka tomu budeme efektívne riadiť svoj čas, pretože sa správne a včas rozhodneme o tom, čo je pre nás dôležité.

Poznať svoje silné stránky a talent je schopnosť, ktorá chráni našu psychickú pohodu a zdravie. Vďaka tomu budeme efektívne riadiť svoj čas, pretože sa správne a včas rozhodneme o tom, čo je pre nás dôležité.

Optimálny mozog

Ďalšie aspekty, ktoré ovplyvňujú náš život, či už v práci, alebo doma, sú cirkadiánne rytmy (naše biologické hodiny, o ktorých si môžete prečítať viac v knihe od Matthewa Walkera) a zároveň je to náš mozog, ktorý u každého z nás funguje inak.

To je aj dôvodom, prečo niektorí ľudia vstávajú skoro ráno a dopoludnia stihnú všetko potrebné, zatiaľ čo iní vstávajú na poludnie a prácu potiahnu do rána. Každý z nás má svoj optimálny čas, kedy podáva najlepší výkon. Vedcom sa podarilo zostaviť prístroj, ktorý meria výkon nášho mozgu a na základe analýzy vyhodnotí, kedy je vhodné pracovať na náročných úlohách, v akom čase je vhodné plánovať stretnutia a kedy robíme správne rozhodnutia.

Ak ste však čo i len trošku vnímaví k svojmu telu, dokážete si to odpozorovať aj sami. Kedy vám ide práca od ruky? Vsuňte si tam náročnejšie úlohy, ktoré vyžadujú sústredenie. V čase, keď sa to s vami len vlečie, skúste riešiť jednoduché úlohy ako odpisovanie na e-maily či podpisovanie dokumentov. Čím skôr sa nastavíte na fungovanie vášho tela a začnete vnímať jeho potreby, tým menej sa budete cítiť vyčerpaný.

Nemám čas strácať čas

Teraz už môžeme pristúpiť ku 4 kľúčovým pomocníkom pre efektívne využitie času.

1. Rozhodovanie o čase. Ak sa rozhodujete, či úlohu v práci alebo doma prijať alebo kde začať, položte si tieto otázky, ktoré pomôžu vyhodnotiť prínosy a riziká:
   Čo sa stane, ak to urobím?
   Čo sa nestane, ak to urobím?
   Čo sa stane, ako to neurobím?
   Čo sa nestane, ak to neurobím?
2. Povedzte nie. Máte právo odmietnuť čokoľvek, čo vám nevyhovuje. Majte tiež na pamäti, že odmietate nie človeka, ale jeho žiadosť. A občas odmietnutie prekáža viac tomu, kto ho dáva, než tomu, kto ho prijal.
3. Delegujte úlohy a povinnosti. Nabudúce, keď budete robiť vec, ktorá vás nebaví alebo je rutinná, spýtajte sa sami seba:
   Mám čas to urobiť sám?
   Vie to niekto urobiť za mňa a rovnako dobre?
   Stojí môj čas a úsilie za to, aby som tomu venoval pozornosť a čas?Zdelegujte rutinné práce, ktoré iní spravia rovnako dobre, možno aj lepšie, rýchlejšie a ekonomickejšie. Váš čas je drahý, nestrácajte ho. Ak vám pomôže, že vám niekto uprace byt, najmite si ho. Za ten čas môžete ísť na pracovné stretnutie alebo sa venovať rodine. Celkom príjemná dohoda, však?
4. Ponorte sa do práce. Úspešní ľudia využívajú vo svojom živote jedno pravidlo zvané hlboká práca (píše o ňom Cal Newport). Spočíva v tom, že sa vypnú a sústredia len na jednu vec, ktorú práve robia. A nenechajú sa pri tom rušiť. Za žiadnych okolností. Popri pravidle hlbokej práce pomáha aj technika Pomodoro od Francesca Cirilla – po 25 minútach si doprajte krátku prestávku, kedy načerpáte sily a vrátite sa k pôvodnej práci.

Máte právo odmietnuť čokoľvek, čo vám nevyhovuje. Majte tiež na pamäti, že odmietate nie človeka, ale jeho žiadosť. A občas odmietnutie prekáža viac tomu, kto ho dáva, než tomu, kto ho prijal.

Efektívne riadenie času nie je žiadnym veľkým tajomstvom. Je to zručnosť, ktorá sa dá naučiť. Je však potrebné vedieť, ako so svojím časom pracujete, koľko ho reálne máte, čo robíte radi a čo vám, naopak, berie energiu. Potrebujete zistiť, ako funguje vaše telo a mozog, v akých časoch spolupracujú a kedy je vhodné dať si prestávku.

V poslednom kroku sa naučte rozhodovať o svojom čase, povedať nie, rozdeliť si úlohy a povinnosti a odstrihnite sa od zlodejov času. Potom nájdete vo svojom živote balans a čas na plnenie vlastných snov.